Auditoría de contratos: las cinco revisiones que evitan sanciones en tu cartera

El riesgo laboral de una asesoría casi nunca está en el trámite. El alta se comunica, el contrato se firma, la nómina sale. El riesgo está en lo que pasa después: el eventual que lleva ocho meses encadenado, el indefinido que nunca llegó a Contrat@, la interinidad cuyo titular se jubiló hace medio año, el trabajador bonificado al que se despide sin mirar qué obliga esa bonificación, y el crédito de formación que la empresa comunicó y nadie aplicó en las bases.

Ninguna de esas cinco cosas avisa. No generan un correo, no bloquean un trámite y no aparecen en ninguna bandeja: simplemente están ahí, en una cartera de trescientos clientes y cuatro mil trabajadores, hasta que las encuentra una inspección.

Una auditoría de contratos es el trabajo de buscarlas antes. Este artículo explica las cinco revisiones que la componen, qué dice la norma en cada una y cómo se automatiza el cruce de datos que las hace posibles.

Por qué no se puede hacer a mano

Las cinco revisiones tienen algo en común: ninguna se responde con una sola fuente.

El IDC (Informe de Datos de Cotización) dice qué está cotizando cada trabajador y desde cuándo, pero no dice si el contrato se comunicó al SEPE.
Contrat@ dice qué se comunicó al SEPE, pero no dice si eso se corresponde con lo que de verdad está cotizando.
La liquidación mensual (los ficheros CAL1 y el RLC que llegan por SILTRA) dice qué bonificaciones aplicó la Tesorería, pero es una foto del mes: no trae fechas de inicio ni de fin.
El FIER del INSS dice si el titular de una sustitución sigue de baja, pero vive en otro sitio.

Auditar es cruzar esas fuentes, trabajador a trabajador, mes a mes, en toda la cartera. Hacerlo a mano para cuatro mil personas no es lento: es imposible. Por eso la sección de Auditoría de Contratos de Certificadix está partida en cinco paneles, uno por cada pregunta que hay que responder.

1. Contratos eventuales: el reloj que nadie mira

Qué límite aplica realmente

La duración máxima de un contrato de duración determinada no es un número fijo, y ahí empieza el problema:

Eventual por circunstancias de la producción (402/502) — 6 meses naturales por defecto, ampliables hasta 12 por convenio colectivo de ámbito sectorial (art. 15.2 ET). Un convenio de empresa no puede ampliarlo.
Prácticas (420/520) — 365 días.
Formación en alternancia (421/521) — 730 días.
Interinidad (410/510) — sin límite por días. Depende de la causa, y por eso tiene su propio panel.

El límite se resuelve con una prioridad clara: primero un valor forzado manualmente para ese cliente, si existe; después la duración que amplíe el convenio del CCC de ese trabajador; y si no hay ninguno, los 6 meses legales.

Ese detalle importa más de lo que parece. Un contrato marcado como «excedido» puede ser un falso positivo si el convenio sectorial de esa empresa amplía a 12 meses y nadie ha fijado ese dato. Por eso el panel señala expresamente esos casos —CCC con convenio sectorial cuya duración máxima no está registrada— en lugar de dar por buena una alerta que podría no serlo.

El límite en días se ancla además al calendario real: seis meses desde el 29 de diciembre no son 180 días, son unos 182. Contar en días redondos es una forma silenciosa de equivocarse.

El estado más grave: «vencido y en alta»

De todos los estados que puede tener un temporal, hay uno que no admite espera: la fecha de fin ya pasó y el trabajador sigue de alta en la Seguridad Social.

Al continuar la prestación más allá del término pactado, el contrato se presume prorrogado tácitamente o convertido en indefinido (arts. 49.1.c y 15 ET). No es un aviso preventivo: es una situación jurídica que ya se ha producido y que solo tiene tres salidas —la baja con efectos reales, la prórroga si aún cabe, o la conversión—.

Y «si aún cabe» es literal. El panel distingue el caso en que ya no cabe prórroga —porque la única permitida ya se hizo, o porque el período máximo está agotado— y lo dice: «indefinido si continúa». Cuando el margen que queda es residual (quince días o menos) también lo advierte, porque es legal pero irrelevante en la práctica.

El resto de estados escalan de forma ordenada: en plazo, vence pronto (15 días o menos hasta la fecha fin), cerca del máximo (30 días o menos hasta el límite por días acumulados) y excedido.

Un matiz que evita ruido: un exceso de tres días o menos sobre el tope se mantiene en «cerca del máximo» en lugar de saltar a «excedido», porque las fechas de asiento del IDC y las cadenas con huecos introducen exactamente esa imprecisión. Una alerta que grita por tres días deja de leerse.

Días contratados no es lo mismo que días transcurridos

Cuando un contrato tiene la fecha de fin ya pasada, el contador de días se detiene ahí. Los días que siguen corriendo hasta hoy se muestran aparte, en rojo, porque son otra cosa: no son duración legal del contrato, son tiempo de irregularidad.

Y el indicador «×N» junto a los días dice de cuántos tramos de IDC se compone la cadena. Conviene saber leerlo: esos tramos son bajas y altas encadenadas —un cambio de jornada, por ejemplo—, no prórrogas.

La prórroga, de principio a fin

Cuando cabe prorrogar, el trabajo son dos cosas y en este orden: el documento que firman las partes y la comunicación al SEPE.

Certificadix genera el modelo 191 del SEPE ya relleno, con la fecha de fin máxima legal propuesta —acortable— y el número con el que se registró el contrato inicial. El documento se guarda en la ficha del trabajador y se puede enviar a firmar a empresa y trabajador. Después, un botón abre Contrat@ con la empresa y el trabajador ya cargados.

Merece la pena decirlo explícitamente porque es un error frecuente: firmar el papel no sustituye a comunicar la prórroga.

Debajo aparece la suma hecha —contrato inicial, prórroga y total acumulado, en días y en meses, con lo que queda del límite o por cuánto se pasa—. Los días cuentan el primero y el último, y los meses van de fecha a fecha (art. 5 CC), así que pueden diferir en uno del contador de días transcurridos. Esa diferencia es correcta, y saberlo evita una llamada.

2. Indefinidos sin registro en Contrat@

La comunicación de los contratos al SEPE es obligatoria. Este panel cruza el IDC con Contrat@ para encontrar contratos indefinidos (códigos 1xx/2xx/3xx) que están cotizando pero de los que no consta comunicación.

Cada hallazgo se clasifica por el motivo que lo destapó:

Alta nueva — no existe ninguna comunicación de alta ni de transformación para ese trabajador en esa empresa.
Conversión temporal — el IDC muestra que un temporal (4xx/5xx) pasó a indefinido, pero no hay comunicación de Transformación en Contrat@. Es el caso que más se escapa, porque nadie percibe la conversión como «un contrato nuevo».
Recontratación — el trabajador causó baja y reaparece con contrato indefinido tras más de tres días de inactividad, sin comunicación de la nueva alta.

Cuando sí hay registro pero no cuadra

Que exista comunicación no significa que sea correcta. El panel detecta siete tipos de discrepancia entre lo cotizado y lo comunicado: fecha de inicio distinta, tipo de comunicación inesperado, transformación no registrada, comunicación en estado distinto de «Registrada» (anulada, rectificada o pendiente), coincidencia fuera de tolerancia, y NIF que no coincide con nombre que sí.

Y una que merece párrafo propio.

«Posible DNI equivocado»: el error que se esconde en la ficha de otro

Es el hallazgo más difícil de encontrar a mano y uno de los más frecuentes.

Un contrato no tiene registro en Contrat@, pero existe una comunicación del mismo tipo y con fecha a ±7 días hecha con el NIF de otro trabajador de la misma empresa, un NIF que no se corresponde con ningún alta suya en el IDC.

¿Qué ha pasado? Que el contrato se comunicó con el DNI equivocado. Y como Contrat@ resuelve el nombre a partir del DNI, la comunicación figura a nombre del titular de ese DNI y queda colgada en su ficha. Buscando por el trabajador correcto no aparece nunca, y buscando por el incorrecto parece que todo está bien.

El sistema lo detecta desde los dos lados: señala el contrato sin registro y apunta al probable titular real, que es lo que permite rectificar el DNI de la comunicación en Contrat@ en lugar de comunicar el contrato dos veces.

El mismo aviso funciona sobre los temporales: si dentro del periodo de un contrato temporal vigente aparece un alta de contrato indefinido en Contrat@, o es una transformación aún no reflejada en el IDC, o es una comunicación con el DNI de otro.

Fijos discontinuos: lo que no es una discrepancia

Un panel de auditoría vale lo que valen sus falsos positivos, así que conviene saber qué no marca:

En un fijo discontinuo con llamamiento, Contrat@ conserva la fecha del contrato original y el IDC muestra el llamamiento actual. Esa diferencia de fechas es normal y no se señala.
Tanto un Alta (contrato inicial) como un Llamamiento son comunicaciones válidas para un fijo discontinuo, y ninguna genera discrepancia por tipo.
Las diferencias de fecha inferiores a tres días suelen ser del registro, no del contrato.

3. Interinidades: el control que no va por días

Los contratos de interinidad (410/510) no tienen límite de duración: duran lo que dure la causa. Por eso no se controlan en el informe de eventuales, sino en su propio panel, y por eso su gestión empieza por algo distinto: vincular al titular sustituido.

Sin vínculo no hay vigilancia posible. Las interinidades sin titular asignado —típicamente altas antiguas, anteriores a que el dato se pidiera en el alta— salen destacadas en su propio bloque. Las que ya finalizaron no aparecen ahí: si el interino ya está de baja, no hay nada que vigilar.

El titular puede ser un trabajador del propio cliente, un titular externo identificado solo por NIF —que se vincula solo cuando aparezca en una sincronización— o una vacante en proceso de selección, que no tiene titular y tiene un tope legal de 90 días.

Los estados de la causa, y tres trampas

La causa puede estar activa, en próximo fin, en revisar (la fecha estimada pasó pero el interino sigue de alta), sin datos o extinguida, y en este último caso con el motivo detectado: alta médica, incapacidad permanente, jubilación, extinción de la relación laboral, fin del descanso o baja del titular en la empresa.

Tres situaciones se interpretan mal casi siempre:

Bajas médicas de más de un año. Cuando la IT del titular supera los 365 días pasa a control del INSS por prórroga, y la estimación inicial del médico deja de servir. A partir de ahí lo que hay que vigilar es el agotamiento del plazo máximo de 545 días, no una fecha que ya no significa nada.

Nacimiento y cuidado del menor: «completado» no es «extinguido». El FIER registra todos los días del permiso de una vez, desde el primero. Que figure «completado» solo significa que están planificados: la causa sigue viva mientras el último periodo no haya terminado.

Excedencias. El titular está de baja en la Seguridad Social con reserva de puesto. Esa ausencia es la causa, así que no la cierra: la cierra su reincorporación, detectada como alta nueva en Sistema RED.

Cada causa lleva además un nivel de confianza —alta, media o baja— según coincidan o no las fuentes, y un aviso de conflicto cuando Afiliados, IDC y SEPE no dicen lo mismo sobre el estado del titular. Cada mañana sale un único correo a la asesoría con los avisos pendientes; si no hay ninguno, no se envía nada.

4. Contratos bonificados: la pregunta que llega tarde

Este es el panel que más dinero puede ahorrar, y el que casi siempre se consulta después de haber tramitado la baja.

Es el censo de trabajadores con bonificación o reducción en las cuotas: quién la tiene, de qué tipo, cuántos euros supone y hasta cuándo dura. Se construye cruzando el fichero CAL1 de la liquidación mensual —que dice qué aplicó la Tesorería y cuánto, pero es una foto del mes— con el IDC de cada trabajador, que aporta las fechas de vigencia.

Un aviso técnico que evita una confusión común: RLCE no es una bonificación. RLCE es «Relación Laboral de Carácter Especial». La señal de bonificación son las peculiaridades de cotización de la tabla T-49: códigos 01, 16, 43, 47 y 58.

Qué baja obliga a devolver y cuál no

Es la pregunta que trae aquí a todo el mundo, y el artículo 9.2 del RD-ley 1/2023 la contesta con tres respuestas, no con dos:

No rompen la obligación de mantenimiento: la dimisión, la jubilación, la muerte, la incapacidad permanente total, absoluta o gran invalidez, la resolución durante el período de prueba, la expiración del tiempo convenido, el fin del llamamiento de un fijo discontinuo, la subrogación por causas legales, y la jubilación, muerte o incapacidad del propio empresario.

Dependen de cómo se califiquen después, y por eso el día de tramitar la baja no se pueden dar por buenas ni por malas: el despido disciplinario y la extinción por causas objetivas rompen el mantenimiento solo si acaban declarados o reconocidos improcedentes; el despido colectivo, solo si se declara no ajustado a derecho.

Cualquier otra forma de extinción cuenta. La lista es cerrada, así que no aparecer en ella no es buena señal: es lo contrario. El mutuo acuerdo, por ejemplo, rompe la obligación.

Si se rompe, hay que devolver todas las cantidades dejadas de ingresar con recargo e intereses de demora (art. 13.1) y, además, la empresa queda excluida doce meses de los incentivos a la contratación, por tantos contratos como extinciones (art. 11.4). Ese segundo efecto se pasa por alto con frecuencia y suele ser más caro que la devolución.

Dos plazos que no son el mismo plazo

Aquí se cometen los errores más caros, porque hay tres conceptos que suenan parecido:

La duración del beneficio — cuánto tiempo se cobra la bonificación.
La obligación de mantener a esa persona en alta — 3 años (RD-ley 1/2023).
La obligación de mantener el nivel de empleo de la empresa — de 6 meses a 2 años según el incentivo, y ésta se puede cumplir contratando a otra persona.

Son tres cosas distintas y el dossier de cada incentivo las separa a propósito, con el texto literal de la Tesorería y del BOE y el enlace a la norma.

Los que ya se fueron siguen contando

El panel no mira solo hacia delante: los trabajadores que causaron baja siguen apareciendo tres años, que es el plazo del mantenimiento, porque la pregunta que importa es si alguna de esas salidas rompió la obligación.

Al abrir la ficha de alguien de baja, lo primero es la fecha y la causa, leída del código de situación con el que se tramitó en Sistema RED, y una lectura en tres colores: verde cuando no hay nada que revisar (la causa no rompe, o la baja ocurrió después de vencer el plazo y entonces la causa da igual); ámbar para las tres que dependen de una calificación posterior; y gris para «no consta» —bajas que detectó la sincronización, que llegan con fecha pero sin causa—.

Ese gris hay que leerlo bien: «no consta» no significa que no rompiera nada, significa que no lo sabemos.

Y una nota sobre el tono de la herramienta que vale para los cinco paneles: nunca dice «has incumplido», ni siquiera con una causa de las que rompen. Dice que la baja cae dentro del plazo y que su causa es de las que rompen. Si hubo incumplimiento y qué hay que devolver lo decide el asesor con el expediente delante.

Lo que el panel no ve, dicho en voz alta

Que un trabajador no aparezca aquí no significa que no esté bonificado. La cabecera declara expresamente qué falta: cuentas de cotización de las que aún no se ha capturado ninguna liquidación, trabajadores activos sin informe IDC descargado, y NAF bonificados en alguna liquidación que no tienen ficha en la plataforma y por tanto no se pueden atribuir a ningún cliente.

Un panel de auditoría que no declara su cobertura es un panel que invita a confiar en un silencio que no ha comprobado nada.

Los estados van de vigente a vence pronto (60 días o menos), vencida hace poco (terminó en los últimos 90 días, y sigue a la vista porque el despido aún puede tener consecuencias) y sin fechas, cuando la liquidación dice que está bonificado pero falta el IDC que diga desde y hasta cuándo. Para ese último caso hay un botón que pide a Sistema RED solo los IDC de esos trabajadores, nunca un barrido de toda la cartera.

«Le corresponde» y «aplicado» son dos columnas distintas

Una es lo que la bonificación vale por definición según el informe de la Tesorería —una cuantía mensual o un porcentaje, según el tipo—. La otra es lo que la Tesorería descontó de verdad: el concepto 760 de la liquidación, con el mes del que sale el dato.

Que no coincidan no siempre es un error. La Tesorería prorratea por los días de cada tramo, y un mes partido en 4 y 27 días aparece como 47,59 € y 427,41 € para una bonificación de 475 €/mes. Sumados, cuadran.

5. Formación bonificada: el crédito que se evapora

El último panel controla el crédito de formación de FUNDAE, y detecta un fallo concreto que cuesta dinero real: una comunicación que nunca llegó a aplicarse en las bases de SILTRA. Ese crédito se pierde si no se corrige a tiempo.

La bonificación por formación es de la empresa, no de ningún trabajador —la Tesorería no la imputa a nadie—, así que este panel va por empresa y mes, y no aparece en el de contratos bonificados, que va por trabajador. Su concepto en la liquidación es el 763, no el 760.

El cruce es entre dos fuentes independientes:

Comunicado — lo que la empresa declaró mediante el informe tripartita, registrado con su importe y el PDF del informe como justificante.
Aplicado — la línea «BONIFICACIÓN FORMACIÓN CONTINUA» del RLC que llega con cada remesa de SILTRA.

De ahí salen cinco estados:

Cuadra — coinciden al céntimo.
Diferencia — ambos existen y no coinciden. Puede ser un error al teclear o una aplicación parcial.
Sin aplicar — la empresa comunicó, hay liquidación del mes y no trae la bonificación. Es la alarma. Si el mes sigue abierto, aún se puede corregir.
Sin liquidación — la empresa comunicó y todavía no hay RLC del mes. No es un error: la liquidación del mes M se presenta en M+1.
Sin comunicar — el RLC trae la bonificación pero nadie registró la comunicación. El dinero está bien aplicado; falta el respaldo documental.

«Un hueco no es un cero»

Es el principio que ordena todo el panel, y se aplica a cualquier auditoría: una celda vacía puede significar «de esa empresa y mes no hay RLC leído» —no se sabe— o «hay RLC y no trae la línea de formación» —ese mes no se consumió crédito—. Solo la segunda es un cero de verdad, y confundirlas es dar por revisado lo que nadie ha mirado.

Dos detalles de lectura: las liquidaciones anuladas no suman y de una retransmitida solo cuenta la versión vigente; y las complementarias (L03/L90) se atribuyen a su mes de devengo inicial, así que un pico raro en un mes antiguo suele ser exactamente eso.

Lo que hace que una auditoría sirva: dejar constancia

Encontrar los casos es la mitad del trabajo. La otra mitad es poder demostrar que se revisaron, que es lo que convierte un panel en una auditoría.

En los paneles de eventuales, indefinidos e interinidades, marcar un contrato como verificado pide la causa de forma obligatoria: por qué se da por correcto. Queda registrado quién verificó, cuándo y con qué motivo, visible en el propio contrato y como nota automática en su historial —con fondo verde y sin posibilidad de borrarla—. Retirar una verificación también se anota.

No es burocracia interna: es la diferencia entre «esto lo miramos» y poder enseñar quién lo miró, cuándo y con qué criterio, meses después y ante quien pregunte.

A eso se suman las notas de seguimiento con autor y fecha, el marcado de falsos positivos con su motivo, el aviso al cliente por correo con el detalle del contrato, y el informe en PDF con los contratos marcados, las interinidades, los que no constan en Contrat@ y los próximos a vencer.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto puede durar un contrato eventual por circunstancias de la producción?

Seis meses naturales, ampliables hasta doce por convenio colectivo de ámbito sectorial (art. 15.2 ET). Un convenio de empresa no puede ampliar ese límite.

¿Qué pasa si un contrato temporal vence y el trabajador sigue trabajando?

Al continuar la prestación más allá del término pactado, el contrato se presume prorrogado tácitamente o convertido en indefinido (arts. 49.1.c y 15 ET). Es el estado más grave que puede tener un temporal.

¿Cómo se detecta un contrato indefinido no comunicado al SEPE?

Cruzando el IDC con Contrat@: si el trabajador cotiza con un contrato indefinido y no existe comunicación de alta o transformación que se le corresponda, hay un incumplimiento que revisar.

¿Por qué las interinidades no se controlan por días?

Porque no tienen límite de duración: duran lo que dure la causa de sustitución. Lo que hay que vigilar es el estado del titular —su baja médica, su permiso por nacimiento, su excedencia o la vacante— y no un contador.

¿Qué causas de baja obligan a devolver una bonificación?

Según el art. 9.2 del RD-ley 1/2023, no la rompen la dimisión, la jubilación, la muerte, la incapacidad permanente, la resolución en período de prueba, la expiración del tiempo convenido, el fin del llamamiento de un fijo discontinuo ni la subrogación legal. El despido disciplinario, el objetivo y el colectivo dependen de su calificación posterior. Cualquier otra extinción sí la rompe.

¿Cuánto tiempo hay que mantener en alta a un trabajador bonificado?

Tres años (RD-ley 1/2023). Es una obligación distinta de la de mantener el nivel de empleo de la empresa, que va de seis meses a dos años según el incentivo y puede cumplirse contratando a otra persona.

¿Qué pasa si el crédito de formación comunicado no se aplica?

Si la empresa comunicó el informe tripartita y la bonificación no aparece en el RLC del mes, ese crédito se pierde salvo que se corrija mientras el mes siga abierto. Es el hallazgo más rentable de este panel.

En resumen

Las cinco revisiones responden a cinco preguntas que una asesoría no puede contestar mirando expedientes uno a uno:

¿Qué temporales están fuera de plazo o a punto de estarlo?
¿Qué contratos están cotizando sin haberse comunicado al SEPE?
¿Qué interinidades cubren una causa que ya se extinguió?
¿Qué bajas de trabajadores bonificados pueden obligar a devolver?
¿Qué crédito de formación se está perdiendo por no aplicarse?

Ninguna se contesta con una sola fuente, y ninguna avisa por su cuenta. Certificadix las cruza todas —IDC, Contrat@, liquidaciones de SILTRA y FIER del INSS— sobre la cartera completa, y deja constancia de quién revisó qué y por qué.

La decisión siempre es del asesor: estos paneles señalan, aportan la norma y dejan el rastro, pero no dictaminan. Lo que hacen es garantizar que el caso llegue a la mesa antes que la inspección.

¿Quieres ver cuántos de estos casos hay hoy en tu cartera? Solicita una demo y lo revisamos sobre tus propios datos. También puedes repasar la verificación de comunicaciones laborales y la gestión de trabajadores, o leer cómo funcionan las altas y bajas masivas en Sistema RED.

Fuentes normativas: Real Decreto Legislativo 2/2015 (Estatuto de los Trabajadores), arts. 11, 15 y 49.1.c) · Real Decreto-ley 1/2023, de incentivos a la contratación laboral, arts. 9.2, 11.4 y 13.1 · Tablas T-49 y T-82 de Sistema RED · Real Decreto 694/2017 (formación profesional para el empleo).

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico.